下面是小编为大家整理的对于文书档案管理办公自动化应用几点思考,优秀专业论文（全文）,供大家参考。
关于文书档案管理办公自动化应用的几点思考 【摘要】文书档案是档案工作的重要组成部分，随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息满足社会各方面的需求，从而实现文书档案管理自动化，是文书档案工作亟待解决的问题之一。下面，笔者就应用办公自动化的文书档案管理问题谈点粗浅的认识。
【关键词】文书档案；办公自动化；管理 随着中国特色社会主义建设日新月异的发展，我国档案事业得到了前所未有的迅速发展，文书档案管理也进入了飞速发展的时代。文书档案是档案工作的重要组成部分，随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息满足社会各方面的需求，从而实现文书档案管理自动化，是文书档案工作亟待解决的问题之一。下面，笔者就应用办公自动化的文书档案管理问题谈点粗浅的认识。
一、应用办公自动化进行文书档案管理优势 （一）办公效率大幅提高。计算机技术的发展改变了我们生活的方方面面，尤其是其对文件的管理能力，使计算机在文档管理方面起到了越来越重要的作用，计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，所有的文档管理都可以通过计算机完成文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节十分便捷、有序。不仅仅如此，由于计算的处理过程都是通过相关的指令完成，避免了由于人员的疏忽大意造成管理实务，产生不必要的损失。文书档案管理对于单位的管理来说非常的重要，日积月累管理的档案越来越多储藏起来非常的不方便，很容易出现损失，并且搬运起来非常的困难，效率非常的低，计算机技术的引入大大的改善了这一点，计算机体积很小能存储的档案非常多，管理方便，提高了效率。
（二）实现信息资源的充分交流与共享。档案作为单位非常重要的资源，是对过去工作情况的记录和对未来工作的指导，随着各个单位的交流越来越多，交流的层次越来越深入，档案在交流中的作用越来越明显，但是在过去交流过程中可以非常明显的发现，档案资料的交流非常的困难，档案资料数量巨大，跨域了
非常多的年份，在交流的时候，查找非常的繁琐，费时费力，很多时候对于某个具体的资料，由于年代久远，具体的存放位置不清楚，查找的过程就更加的费时费力，但是运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，对所调信息资源做出适时响应和脱机处理，保证其查全率和查准率。同时，通过网络服务平台可以及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态，如果其他的部门希望对本部门的某项档案资料进行查询，只需要通过互联网进行申请，在申请通过之后即可查询，免去了来回的路程，省时省力。
（三）提高文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发，受到距离长短的限制，影响了传递速度，或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术，具有读取方便快捷、易于传递等特点，可直接通过网络进行文件信息传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。
二、应用办公自动化在文书档案管理中制约因素 （一）电子文件保密性受限制。由于电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术在一定程度上可防止伪造电子文件和在"原稿"上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都是对电子文件的保密性提出了严峻的考验。
（二）对档案综合管理人员要求较高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出了更高的要求。要实现档案信息办公自动化，档案管理人员不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，要具备较高的知识储备和先进技术水平，从目前情况来看，许多档案部门缺乏档案综合管理人
才，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，但不能充分发挥作用。
三、文书档案应用办公自动化管理的对策 （一）办公自动化系统内外网隔离在内部办公自动化网络和外网之间设置物理隔离，以实现内外网隔离，是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一__第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP 地址，然后有选择地放行一此地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
（二）提高档案管理人员的综合素质一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能对这些设备（施）了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。二是以"自学为主，培训为辅"的模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，不断扩大自身的交际面。通过交流，学习兄弟单位成功的经验方法，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断扩充档案管理人员的信息源和创新思维。
（三）着力解决电子档案管理基础业务的标准化问题 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在，这些档案的管理方式与纸质载体档案的管理方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式的档案，建立规范性、开发性、服务性、共享性档案管理体系，基础业务的标准化是电子文件管理工作的必要前提。
（四）规范体制，统一标准 要做好办公自动化环境下文书档案的归档管理工作，必须从以下几个方面着手，规范文档管理体制，统一技术操作标准。一是规范文档管理体制。目前，许
多单位的文件管理和档案管理是分离的，属于不同的管理部门，档案部门对文件的前期控制往往难以开展，一不小心就成了“越权行为”。因此，必须从管理体制上进行规范，在单位内实行文件管理与档案管理统一领导，统一规划，使二者同步发展。应将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案部门的工作职责，确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行。在进行系统设计时，应使用兼容性强、应用性能好的软件系统，并对相关技术参数、技术标准进行规范，包括数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化标准保证不同类型的子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和安全管理。
（三）制定相应的档案管理法律 档案管理的自动化进程越来越快，也是未来档案管理的大势所趋，通过计算机管理档案，优势非常的明显，相对于过去的纸质档案来说，电子档案有着巨大的发展潜力，相关的管理者应该积极的解决相应的制约因素，我们国家是依法治国的国家，任何事情都应该按照相应的法律规定予以执行，对于未来的档案管理也是如此，针对电子档案容易被修改，修改之后难以发现，相关的部门应该及时制定相应的法律对这些行为进行规范，只有通过法律规范了电子档案的管理细节，才能有效的帮助电子档案的管理和发展，并且对于触犯了相关法律的人员，应该制定相对应的处罚条例，对这些违法人员进行震慑，在相关法律制定之后，应该坚决执行，做到有法必依、执法必严。相关电子档案法的制定符合国家依法治国的理念，对于档案电子化管理的发展有着非常重要的价值。
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